Evenement of congres organiseren? Denk dan hieraan!

Laatst werd mij gevraagd een evenement te organiseren voor ons eigen bedrijf. Alleen bij de gedachte begon ik al te klapperen met mijn oren. Waar moest ik beginnen? Waar moest ik allemaal aan denken? En bovenal? Hoe zorg ik dat er iemand op mijn evenement komt? Een evenement organiseren had ik ünberhaupt nog nooit gedaan. Het enige dat ik ooit had georganiseerd was mijn eigen feestje. Dat was alleen voor mijn vrienden en zonder enig zakelijk belang. Met lood in mijn schoenen begon ik te werken aan het plannen van dit evenement, stiekem met de gedachte dat dit nooit een succes zal worden.

Checklist

Uiteindelijk is mijn evenement goed ontvangen en ik mag stiekem wel zeggen best succesvol geworden. Ik heb er een hoop van geleerd en ben dus ondertussen een stuk wijzer geworden op het gebied van het organiseren van evenementen. Via deze blog zal ik je helpen bij het organiseren van een evenement. Want waar ik wel achter ben gekomen is dat er bij het organiseren van een evenement een aantal dingen cruciaal mis kunnen gaan, maar gelukkig ook heel goed.

locatie

Veel mensen beginnen direct met het organiseren hun evenement. Terwijl de eerste stap bestaat uit het maken van de keuze om het evenement intern of op locatie te doen. Kies je locatie zeer zorgvuldig. Is de locatie bijvoorbeeld goed te bereiken zowel het openbaar vervoer als met de auto? Zijn er geen festiviteiten in de stad van deze evenementenlocatie op de dag dat jij je evenement wilt organiseren?

Prijsafspraken

Kies je voor een externe locatie? Zorg er dan voor dat je goede prijsafspraken maakt met de locatie. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer er op het laatst ineens extra personen bijkomen of er ineens iemand bijkomt met een bepaalde allergie. Door goede prijsafspraken te maken met je locatie kun je je voor dit soort dingen indekken. Daarnaast moet je duidelijke afspraken maken over welke apparatuur standaard wordt meegeleverd en welke je extra moet afnemen. Dit zorgt op de dag van het evenement dat je deze een stuk soepeler verloopt.

Controle

Zorg dat je tijdens het organiseren van je evenement constant contact blijft houden met degene die jouw evenementenlocatie voor je gaat verzorgen. Zorg dat je nieuwe ontwikkelingen constant blijft communiceren, zodat beide partijen weten waar ze op dit moment staan en wat de stand van zaken is. Dit is nog belangrijker bij symposium organiseren, omdat hier vaak veel meer technische elementen bij komen kijken. Bij symposia zijn beeld en geluid namelijk leidend. Een slecht aangepaste beeld/geluid verhouding kan hierbij je gehele symposium verpesten. Houd dus goed contact met de organisatoren van jouw evenementenlocatie.

Succes

Dan nog het allerbelangrijkste! Vergeet vooral niet een beetje plezier te hebben. Wanneer je alles goed hebt georganiseerd zul je zien dat je een fantastische tijd hebt op de dag dat het allemaal zover is. Samenvattend: Kies een congrescentrum dat goed bij jouw bedrijf past, zorg dat je constant contact blijft houden en maak duidelijke afspraken met je evenementenlocatie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *